Meetingetikette, die deinem Team hilft

Meetingetikette
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Warum braucht man eine Meetingetikette? Meetings gehören in deinem Unternehmen zur regelmäßigen Kommunikation zu deinem Team und sind ein wichtiges Instrument der erfolgreichen Personalführung. Hier findet der Austausch über Unternehmensziele, über Konfliktsituationen, Veränderungen, von Problemen, Arbeitsprozessen, Informationen und grundlegenden Abläufen in deinem Betrieb statt.

Alle Abteilungen und Teammitglieder kommen hier zu vereinbarten Terminen zusammen und werden über alle Belange und Vorgänge im Betrieb aufgeklärt. Das ist wichtig, um den Zusammenhalt des gesamten Unternehmens zu sichern und um die Zusammenarbeit in Hinblick auf den Erfolg und das Funktionieren aller Arbeitsbereiche perfekt zu koordinieren.

Wenn Meetings so wichtig sind, warum sind wir dann nicht Aufmerksam? 

  • Ist dir als Führungskraft vielleicht schon einmal aufgefallen, dass du in einem Meeting in gelangweilte Gesichter geblickt hast und du nach der Zusammenkunft, dass Gefühl hattest, dass du im Meeting nicht die gewünschte Aufmerksamkeit deiner Kollegen gewinnen konntest?
  • Warst du der Meinung, dass dabei entscheidende Aspekte nicht ausreichend  bei den Beteiligten Gehör gefunden haben und das Besprochene nicht zum Team durchgedrungen ist?

Wenn du in Meetings nicht die richtige Etikette beachtest, führt die Kommunikation manchmal ins Leere.

Damit du die Aufmerksamkeit deiner Mitarbeiter im Meeting förderst, solltest du die wichtigen Richtlinien der Meetingetikette umsetzen.

An erster Stelle stehen hier natürlich die Bekanntgabe und Einführung eines regelmäßigen Termins.

Wenn Mitarbeiter in verschiedenen Schichten arbeiten, empfiehlt es sich, einen Zeitpunkt zu wählen, an dem jedes Teammitglied dabei sein kann, ohne einen größeren Aufwand dafür in Kauf nehmen zu müssen. Meetings müssen in jedem Fall pünktlich und verlässlich beginnen und die festgelegte Zeit hierfür eingehalten werden. Wichtig ist auch, dass alle Mitarbeiter wissen, wer zu ihnen spricht.

Gerade bei neuen Teammitgliedern solltest du dich höflich vorstellen. Eine durchdachte Vorbereitung der Gesprächsrunde und nachvollziehbare Themenabläufe fördern ebenfalls die Aufmerksamkeit deiner Zuhörer.

Ablenkungen und Unterbrechungen sollten generell vermieden werden.

Wenn du also nicht unbedingt erreichbar während der Besprechung sein musst, kannst du zum Beispiel dein Mobiltelefon für diese Zeit ausstellen. Themen mit einer hohen Priorität müssen an den Anfang des Meetings gesetzt werden und die Abfolge kannst du im Idealfall auch kongruent zu allen Besprechungen festlegen.

Eine klare Kommunikation ist selbstverständlich auch von entscheidender Bedeutung.

Nacheinander und organisiert müssen auch alle Beteiligten zu Wort kommen und der Zeitrahmen eingehalten werden. Eine angenehme Gesprächsatmosphäre ist definitiv vorteilhaft und du sollest für den Schluss des Meetings auch immer noch extra Zeit einplanen für Themenpunkte, die eventuell zur Diskussion stehen. Eine verbale oder auch schriftliche Zusammenfassung und ein Feedback zum Ablauf sind eine gute Methode, um das Resultat des Meetings festzuhalten. So werden Missverständnisse oder ungeklärte Themen schneller deutlich und können unmittelbar nochmals erläutert werden.

Fazit:

Die richtige Meetingetikette trägt maßgeblich dazu bei, die Aufmerksamkeit zu fördern und die Besprechung zu einem gewünschten Ergebnis zu führen. Die aufgebrachte Zeit wird mit optimal genutzt und das Team erkennt den Nutzen und die Relevanz dieser regelmäßigen Zusammenkunft. Du selbst wirst währendessen gleichzeitig über Vorkommnisse, Situationen und Einflüssen innerhalb deines Unternehmens in Kenntnis gesetzt, die sich auf die gesamten Arbeitsprozesse auswirken. Da Meetings einen großen Teil der Kommunikation ausmachen, müssen sie kontinuierlich und organisiert stattfinden und einen priorisierten Stellenwert in der Mitarbeiterführung einnehmen.

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Photo by Headway on Unsplash

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Der Autor

Kai Boyd ist ausgebildete Führungskraft und zeigt Unternehmern und Einzelkämpfern, wie sie ihre Führung verbessern können. Seit 1989 führt er Teams, Abteilungen, Bereiche und als Geschäftsführer auch Firmen für Konzerne, den Mittelstand und Start-ups, darunter PricewaterhouseCoopers, die Deutsche Telekom, Telefonica, deal united, Twilio, weg.de und viele mehr. Er lebt mit seiner Familie derzeit in München, glaubt an tägliches Jogging am Morgen und schätzt gutes Essen in guter Gesellschaft.